- Как выглядит этот человек? Следующий этап: проанализируйте свои отношения с этим человеком. - Он сразу вспомнит вас? - Будет ли для него ваша просьба или ваше требование как гром среди ясного неба, или у вас были контакты раньше? - Вы "на равных" в бизнесе? - Можете ли вы заставить его что-либо сделать, или вы можете только просить о содействии? - В состоянии ли адресат сам что-либо решить, или вам надо будет обратиться к вышестоящему начальству, которое только и может уладить этот вопрос? Обдумав все эти пункты, вы можете записать, чего же вы хотите. Что может быть включено в письмо? - Чего вы хотите от адресата? - Что сами намерены делать? - Что привело вас к необходимости написать это письмо? - Как вы изучали проблему? - Какой план ее разрешения предлагается? - Кого еще можно привлечь? - Какими будут следующие шаги? После того, как вы приготовили эти и другие записи, необходимые для работы над письмом, организуйте материал так, чтобы он мог подействовать на адресата должным образом. - Что надо включить непременно? - Что можно опустить? - Что должно быть в начале? в середине? в конце? - Каким должен быть тон письма? Какие эмоции оно должно передавать? - Вы рассержены? обижены? готовы вступить в бой? - Вы просите или требуете? - Вы имеете право получить то, что просите, или это может быть сделано в порядке исключения? - Ваше беспокойство вызывает некомпетентность адресата или сама проблема? А теперь пишите письмо! Потом отложите его на какое-то время. Перечитайте. Есть ли в письме именно то, чего вы хотите, изложены ли в нем ваши мысли именно так, как вы хотите? Или оно бьет мимо цели? Если так - перепишите его. Помните - во имя быстроты мы часто жертвуем аккуратностью и доходчивостью изложения..."(36). В моем старом конспекте лекций, прослушанных в университетской Школе рекламы, нашелся перечень рекомендаций к написанию рекламного письма. Но поскольку в деловых и частных письмах мы преследуем ту же цель - убеждаем в чем-либо - то эти рекомендации можно считать приемлемыми для всех произведений эпистолярного жанра. Итак: "1. Заинтересовать адресата следует первым абзацем, первой строкой. Вы знаете, сколько писем летит в урну после знакомства адресата с первой строкой? 2. В первом абзаце следует применить так называемую "психотехнику присоединения" - то есть продемонстрировать вашу ориентацию на решение Его проблем, разделить Его тревоги, предложить выгоду Ему. Это можно сделать и затронув контекстом какие-либо черты или эпизоды Его жизни и деятельности. — 119 —
|