Оптимизация бизнес-процессов

• Старайтесь творчески подходить к использованию консульта­тивных методик. Документирование административных бизнес-процессов может осуществляться при помощи одной или несколь­ких ориентированных на факторы методик документирования.
  В качестве примера можно привести поуровневый план офиса, который удобно использовать при описании фактора географического месторасположения и таблицы, которые удобно исполь­зовать при описании длительности циклов. Анализ процессов в Главе 4 включает в себя использование схожих, специфических или ориентированных на неизменный фактор методик.

• Всякий раз, когда комбинируются обзорные и детальные мето­дики, рекомендуется для начала использовать методики, как можно лучше дополняющие друг друга. Комбинируйте общие и детальные схемы процесса, общую схему обзора со схемами об­ращения и управления формами, иерархическую схему со схемой процесса. Поскольку взаимодополняющие методики исполь­зуют одинаковые подходы, комбинирование общих и детальных методик не должно вызывать проблемы.

3.10.5 Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций

Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предваритель­ного изучения выявить существующие в административном бизнес-про­цессе проблемы. Выбор методики документирования, которая будет при­меняться в дальнейшем, может определенным образом базироваться на цели анализа. Не всегда, однако, просто определить концепцию цели ана­лиза. Это значит, что существует дилемма документирования: использо­вать избыточный или недостаточный объем информации. Решение этой проблемы заключается в создании прочной основы, которая будет разви­ваться в дальнейшем. На первом этапе необходимо убедиться в том, что определена верная иерархия методик документирования (см. Рисунок 3.G).

Далее представлены часто используемые комбинации методик. На­чиная с иерархических схем (Раздел 3.9.3) и организационной структуры (Раздел 3.9.1), разрабатывается полный обзор процедур и отделов (Раз­дел 3.9.4), так называемая матрица. Эту матрицу (строки матрицы) мож­но использовать в качестве хранилища общих схем процесса, которые бу­дут в дальнейшем разрабатываться (Раздел 3.9.5). Общие схемы процесса используются для получения первого впечатления о процессах. Блоки или элементы общей схемы процесса могут быть (в зависимости от цели ана­лиза) в дальнейшем описаны подробно с использованием детальных ме­тодик. Глубина анализа будет зависеть от его целей.