|
- Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?
- Понятны ли применяемые символы?
- Подчеркнуты ли важные факторы?
- Опущены ли незначительные факторы?
- Добавляет ли схема что-то повое к знаниям читателя или же она избыточна?
Примерами свободной схемы являются схемы принципов административного бизнес-процесса и глобальная схема процесса.
Связанные схемы
Для связанных схем формат, классификация и используемые символы описываются заранее. Схема разбита на несколько вертикальных и горизонтальных колонок (столбцов и строк), в которых представлены конкретные сотрудники, документы, информационные каналы и процедуры. Связанная схема является эффективным средством для описания и анализа административных бизнес-процессов, поскольку построение вынуждает ее тщательно описывать представленные (существующие) аспекты. Особенно важно работать с заранее предопределенными и принятыми методиками в проектах, в которых занято большое количество людей.
Примерами связанных схем являются схемы управления и обращения форм, а также схема системы бухгалтерского учета.
Однако метод, которым определяются спецификации и правила, гораздо более важен, чем разница между свободными и связанными схемами. Он может варьироваться от твердой договоренности (заданное использование языка, заданные символы, твердо установленная классификация, использование стандартных форм) до полного отсутствия каких-либо договоренностей.
3.8.2 Рекомендации по использованию методик схематического изображения
В Разделе 3.9 при обсуждении отдельных методик схематического изображения будут представлены требования, предъявляемые к каждой методике. Несмотря на то что существуют большие различия между отдельными методиками, все же можно дать несколько общих рекомендаций, которые подходят для всех методик схематического изображения.
- Количество факторов, отражаемых в одной схеме, должно быть ограничено. Избыточное количество факторов усложняет схему. Желательно, чтобы число факторов не превышало максимум четырех-пяти. Если факторов больше, то предпочтительней использовать комбинацию нескольких методик схематического
изображения. Крайне важно заранее определить, какие факторы будут представлены в схеме. Документация должна также ограничиваться этими факторами.
- Документация должна ориентироваться на нужды пользователя. В зависимости от опыта работы пользователя с определенной методикой схематического изображения методика может быть более или менее подходящей для пользователя. В некоторых случаях, когда необходимо провести документирование одних и тех же процессов с помощью различных методик схематического изображения, каждая из них направлена на различные группы пользователей. В качестве руководящих указаний: число деталей, с которыми выполняется документирование, должно возрастать на нижних уровнях до уровня инструкций для изображаемой организации (к примеру, процесс можно описать, исходя из того, как взаимосвязаны мероприятия, и схема потока мероприятий также представлена на другой картине, которая следует за информационным потоком - схема информационного потока).
- Документация должна быть как можно более удобна для пользователя. Удобство схемы для пользователя определяется использованием текста, четкой организацией, эффективным расположением и наглядностью.
- Использование символов должно быть ограничено, особенно для
менее опытных пользователей. Если пользователи обладают не
достаточным опытом работы с определенной методикой, то разумно использовать меньшее количество символов. В качестве
руководящих указаний для неопытного пользователя: работа с
восемью-десятью символами не является недостатком. Символы должны быть легко различимы и должны быть оформлены в
одном формате. Иначе у человека, читающего схему, может
сложиться впечатление, что символ, имеющий другой формат,
имеет другое значение. Следует стараться придерживаться единообразия при использовании символов. Постарайтесь так
же работать с символами, которые говорят сами за себя.
- Текст в схеме обеспечивает ясность, однако избыток текста нежелателен. Текст часто выполняет вспомогательную функцию по отношению к нарисованным схемам. Как только объем текста угрожает подавить саму схему, он должен быть помещен отдельно как приложение или дополнение.
- Схемы должны быть попятно и наглядно организованы. Четкое наглядное размещение схемы обеспечит ее доступность.
- Схемы должны как можно ближе придерживаться одного формата. Поскольку схемы, нарисованные в одном формате, могут храниться одинаково, это может привести к снижению издержек. По этим причинам для схем рекомендуется использовать формат А4 (Европейский формат бумаги: 21x25 см).
- Схемы должны читаться слева направо сверху вниз. Должны легко отслеживаться линии, соединяющие символы. Следует избегать пересекающихся линий. Должны использоваться только горизонтальные и вертикальные линии.
- Документ должен содержать легенду (условные знаки и пояснения). Символы, используемые в схеме, должны быть объяснены в легенде.
3.9 Обсуждение выбранных методик документирования
— 79 —
|