Оптимизация бизнес-процессов

Составитель документа:	Дж. де Корте	Предмет:	Обзор последовательности

Рисунок 5.J Пример обзора последовательности мероприятий

чены тем же способом, Если для конкретного мероприятия отмечены наборы данных, то эта информация должна также быть зафиксирована в столбце ввода. Существующие документы должны быть отмечены в обзоре всюду, где они используются в административном бизнес-процессе. Если в одном из входных документов приводятся более определенные данные (визы, дата мероприятия и т.д.), то число заполненных документов указывается в скобках в столбце 29. В мероприятии Е составляется письмо с предложением работы (Номер 4), дата письма отмечается в регистрационной форме (Номер 1), которая предоставила базовые данные для письма. В мероприятии L директор подписывает письмо, а дата подписания письма отмечается в регистрационной форме. Заполнение таблиц 5.1 и 5.J представляет собой итеративный процесс. Перенос разработки базовых положений из таблицы 5.G в таблицу 5.1 приводит к корректировке таблицы 5.J и наоборот. Часто это необходимо для того, чтобы еще раз заполнить таблицу 5.1 (на сей раз более детально). В принципе, порядок различных мероприятий, документов и используемых в них наборов данных должен быть ясен после завершения вышеупомянутой процедуры. На основе обзора в таблице 5.J можно проектировать глобальную схему административного бизнес-процесса. Приложение V далее описывает эту схему.

5.6.4 Определение детализации процесса, нацеленного на будущее

Исходя из информации, полученной в ходе предыдущих мероприятий, можно разработать административные бизнес-процессы, изображенные на Рисунке 5.А. Эта разработка будет состоять из:

• Детальной схемы процесса. Здесь определяется детализация до уровня мероприятия/задачи. Для каждого мероприятия точно описывается необходимая для него информация, где ее можно найти и куда она поступит. Более подробно детальная схема процесса описана в Приложении VI.
• Разработки формы и файла. Здесь более подробно задается компоновка наборов данных и документов, используемых в административном бизнес-процессе. Руководство по проектированию документов представлено в Приложении IX.
• Других видов документирования по административному бизнес-процессу. Рекомендуется также составить схему инструкций (см. Приложение VII). Все другие возможные виды документирования нового административного бизнес-процесса также составляются во время этого мероприятия.

5.6.5 Вычисление затрат и длительности цикла

Оценка времени делается для каждого из заданных мероприятий по время проектирования новых административных бизнес-процессов. Кроме того, указывается категория служащих (или сотрудников), выполняющих мероприятие. После этого для каждой категории служащих (или для отдельного сотрудника) рассчитываются затраты в единицу времени. 11с-ремножая время, затраченное на мероприятие, на затраты в единицу времени, получим затраты на мероприятие. Сложив все затраты, получим общую стоимость административного бизнес-процесса в целом. Естественно, что эти затраты должны возрастать с добавлением затрат на инструменты, материалы, накладные расходы, и т. д.