Оптимизация бизнес-процессов

Анализ времени может также проводиться путем наблюдения за про­цессом, который еще требует завершения. Этот метод должен использо­ваться в тех случаях, когда либо исходные документы, либо данные, со­держащиеся в этих документах, недоступны.

Наблюдение и документирование могут проводиться при помощи:

• Сотрудников, занятых в административном бизнес-процессе.
• Независимого, специально назначенного наблюдателя (только если интервал времени между началом и окончанием процесса не очень долгий).
• Другими сотрудниками или отделами, участвующими или не участвующими в реальном процессе.

Объективность наблюдения можно гарантировать в том случае, если результаты изучения не будут напрямую влиять на сотрудника, непосред­ственно участвующего в процессе, или если он не будет иметь возможно­сти повлиять на них.

Анализ должен принимать во внимание структуру сезонных колеба­ний, касающуюся обрабатываемых объемов информации. Количество новых приемов на работу, заказов и т. д., которое должно быть обрабо­тано, может колебаться по неделям или месяцам в соответствии со струк­турой сезонных колебаний; таким образом может оказаться необходимым разбить исследование случайной выборки по неделям и месяцам. Затем по завершению рабочего цикла должны быть объяснены одноразовые задержки. На Рисунке 4.Н приведен пример возможных результатов ана­лиза времени.

4.5.2 Методики анализа длительности цикла

Анализ длительности цикла связан с измерением своевременности вы­полнения процессов. Если предыдущий анализ выявляет, что процессы не выполняются в срок, то при помощи анализа длительности цикла может быть проведено более детальное изучение областей, в которых возника­ют запаздывания. Другой причиной проведения этих видов анализа яв-

1. Подразумевается, что увольнение, встреча и т. д. произошли по согласованию заинтересованных сторон.

Рисунок 4.Н Пример результатов анализа времени