Оптимизация бизнес-процессов

Различие между этими двумя видами анализа показано на Рисунке 4.G. Общая схема процесса представляет обработку информации о вновь при­нятых на работу. Своевременность выполнения измеряется при помощи регистрации количества вновь принятых на работу в начале и в конце процесса (обозначено А). Кроме того, замеры (измерения) своевременно­сти выполнения процесса измеряют длительность цикла (обозначено В).

Проведение анализов такого рода - процедура достаточно трудоем­кая. Результаты наблюдений стоит обрабатывать при помощи специаль­но разработанных для этой цели персональных компьютеров и программ­ного обеспечения.

4.5.1 Анализ своевременности выполнения процессов. Фаза III - Анализ: Определение возможностей для улучшений

В ходе этого вида анализа составляется график отрезка времени между:

• Моментом начала процесса (начальной границей). В процессе набора и отбора сотрудников этот момент может начинаться с

принятии решения о необходимости привлечения нового сотруд­ника. В процессе обработки информации о людях, недавно при­нятых па работу, этот момент возникает, когда по почте отправ­ляется письмо с предложением работы. В процессе управления заказом начало может определяться моментом получения заказа.

• Моментом завершения процесса (конечной границей). Для при­веденных выше примеров в качестве времени завершения может рассматриваться момент отправки по почте письма с предложе­нием работы, момент завершения обработки данных о людях, недавно принятых на работу, в платежной ведомости и отделах кадров и момент отправки проданных товаров и соответствую­щих им счетов (накладных).

Для каждого анализируемого процесса уже установлено действие или событие, с которого начинается процесс и действие, которым процесс пред­полагается завершить. Необходимо определить мероприятия, формиру­ющие компоненты процесса, который должен быть проанализирован (по­лучение подтверждения страхования на случай болезни или страхование пенсии могут относиться к административной обработке информации о людях, недавно принятых на работу).

Анализ может проводиться двумя методами: выполнением исследо­вания случайной выборки и регистрацией наблюдений за процессами, которые необходимо выполнить.

Если исследование случайной выборки выполняется в отношении уже завершенных процессов, следует искать связи с документами, созданны­ми как часть этих процессов, и данными, содержащимися в этих докумен­тах. Изучение должно проводиться с учетом приведенных ниже шагов.