Оптимизация бизнес-процессов

4.4 Результативность и эффективность файлов данных (картотек, массивов данных)

В этом разделе особое внимание будет уделено оценке результатив­ности и эффективности создания, обновления и использования файлов, а также созданию и дальнейшему использованию документов. В отноше­нии оценки результативности и эффективности используемых файлов ре­комендуется проводить различие между:

• Файлами, хранящимися в оборудовании по обработке данных. Могут включать в себя файлы, хранящиеся в больших централь­ных компьютерах (ЭВМ) и доступные (или недоступные) пользо­вателям через терминалы, а также файлы, хранящиеся в микро­компьютерах.
• Ручными картотеками. Включает в себя все массивы (файлы), которые могут быть обновлены вручную и в которых информа­ция располагается в определенных формах для удобства адми­нистративных бизнес-процессов (к примеру, в форме систем кар­точек или наборов форм, которые могут быть использованы пер­сональными компьютерами).
• Наборами документов для хранения. Под данную категорию под­падают наборы документов, которые первоначально создаются и сохраняются для целей накопления (к примеру, для удовлетво­рения требований, предъявляемых законом). Иногда из них мо­гут появиться вещи, полезные для административных бизнес-про­цессов.

К оценке применения файлов можно подходить с двух различных позиций: с позиции настройки отдельных файлов и с позиции настройки всех файлов, используемых одним или несколькими административными бизнес-процессами.

А. Оценка результативности эффективности дизайна отдельных файлов

Оценка результативности и эффективности дизайна отдельных набо­ров данных происходит в ходе трех подэтапов:

1. Оценка схемы расположения данных на экране и на распечатке ком­пьютеризированных файлов. Эта оценка направлена на эффектив­ную и четкую организацию набора компьютерных распечаток. Элементы документов, которые необходимо оценивать, рассмат­риваются в Приложении XI.

2.Оценка структуры файла. Эта структура может основываться на ряде записей:

• Название
• Кодовый номер
• Дата выпуска
• Географическое местоположение
• Категория

Многие файлы не поддаются классификации в соответствии с выделенными критериями, однако они организованы в соот­ветствии с первоначальной категорией (Географическое место­положение), которое затем разбивается на вторичные критерии (к примеру, Название). Для оценки структуры файлов необходи­мо оценить затраты на проведение следующих мероприятий: