Культура делового общения

Весьма полезно перед беседой попытать­ся составить портрет партнера, определить его сильные и слабые стороны, т. е. установить его психологический тип, политические убежде­ния, общественные позиции, социальное поло­жение, религиозные убеждения, хобби и т. п.

Все это поможет определить, с кем — сторон­ником или противником — придется иметь дело, выработать наиболее приемлемую тактику, которой следует придерживаться в процессе беседы. Уже непосредственно перед самой встречей жела­тельно узнать, в каком настроении находится парт­нер, что у него «болит», как в данной ситуации по­мочь решению его личных проблем, что, безуслов­но, придает любой беседе более благоприятное на­правление.

Знание будущего партнера помогает не толь­ко получить представление о его личных каче­ствах, но, самое главное, понять его видение пред­мета, о котором пойдет речь, интересы, с ним свя­занные.

Завершается подготовка к беседе редакти­рованием текста, его окончательной шлифов­кой и доработкой.

Начало беседы

Начало беседы — очень важный этап, и потому им не следует пренеб­регать. Задачи этого этапа беседы следующие:

— установление контакта с собеседником;

— создание рабочей атмосферы;

— привлечение внимания к предстоящему деловому разговору.

Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на ко­торую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания ат­мосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряжен­ности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, иници­ативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяева­ми — представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, на­пример, выпить прохладительные напитки.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое зна­чение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зави­сеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (т. е. создание рабочей атмосферы). По первым фра­зам складывается впечатление о человеке, а как из­вестно, эффект «первого впечатления» всегда запо­минается очень надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порож­дает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. Но это должна быть не ка­зенная улыбка, а искренняя, свидетельствующая о том, что вы испытываете неподдельную радость от общения со своим собеседником. Тогда вам будет гораздо легче установить контакт с де­ловым партнером и уладить все недоразумения, возникающие во вре­мя деловой беседы.