Культура делового общения

Но ведь целью планирования как раз и является попытка смяг­чить, нейтрализовать влияние неожиданно появившихся новых фак­тов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные нео­жиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собесед­ника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Планирование деловой беседы позволяет определить ее конкрет­ные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить «узкие» места в беседе, согласовать время ее проведения.

Сбор материала для деловой беседы — очень трудоемкий процесс, требующий значительных затрат времени. Но это один из важнейших этапов подготовки к беседе. Он включает в себя поиск возможных ис­точников информации (из личных контактов, докладов, научных ис­следований, публикаций, официальных данных и т.п.). При этом целе­сообразно сразу же дополнять собранные материалы собственными примечаниями, поскольку подобные записи могут существенно помочь на последних этапах подготовки к беседе. Объем собранных материа­лов во многом зависит от общей информированности участников бу­дущей беседы, уровня их профессиональных знаний, широты подхода к намеченной для обсуждения проблеме.

Затем собранные и тщательно отобранные фактические данные си­стематизируются. Это чем-то напоминает процесс обогащения руды, когда увеличивают ее концентрацию, отсеивая пустую породу.

Систематизация позволяет выделить наиболее важные факты, под­лежащие рассмотрению. Она облегчает их поиск и помогает установить ранее не замеченные зависимости. Систематизацию следует проводить в течение всего процесса обработки материала.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необхо­димую аргументацию, т. е. сделать первую попытку скомбинировать и увязать весь собранный материал в единое логическое целое. Обработанный и систематизи­рованный материал как бы раскладывается по «ячейкам» плана, асами «ячейки» увязы­ваются между собой в более крупные части.

Желательно дополнить материал текстом, со­стоящим из отдельных понятий и слов, связав которые вы получите смысл изложенного. Же­лательно также без сокращений записать осо­бо удавшиеся формулировки. А затем следует выделить наиболее важные моменты путем подчеркивания или особыми значками (бук­вами, кружочками, стрелочками и т. п.).