Оптимизация бизнес-процессов

Аналогично, требование к определению уровня детализации важно при выборе подходящей методики (методик) документирования. Хотя не­сколько методик подходит для представления одновременно и общих принципов и деталей, большинство методик годится для представления либо одного, либо другого. В Разделе 3.9 уточняется, какие методики до­кументирования представляют общие принципы, а какие представляют детали. Раздел 3.10 обращается к роли, которую уровень детализации вместе с целью и факторами играет в выборе подходящей методики доку­ментирования. Типичная организация имеет пять классов документации (см. Рисунок 3.А). Рисунок 3.А также показывает связь между иерархией процесса и иерархией документов.

Определение

Документы первого класса - Организационные требова­ния. Документы первого класса состоят из миссии орга­низации, ее ценностей, долгосрочных целей, факторов, критических для успеха, видения. Это документы, кото­рые определяют и направляют всю деятельность органи­зации и ее управленческую систему. Они разрабатывают­ся высшим руководством, поскольку его главной задачей является выбор направлений.

Документы второго класса - Руководства (справочники) -

документы, определяющие, что должно быть сделано; кон­цептуальны по природе. Эти документы часто определяют перекрестно-функциональные стратегии и обязанности.

Документы третьего класса - Процедуры - документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках организации. Их часто называют операционными процедурами. Они отвечают на четыре воп­роса: что, когда, кто и где делает в отделе или на функцио­нальном уровне.

Рисунок 3.А Уровень детализации документации

Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно того, как конкретные сотрудники выполняют мероприятие. Их называют по-раз­ному: рабочие инструкции, должностные инструкции, инструк­ции по наладке, описание рабочего задания и инструкции по мероприятию.

Документы пятого класса - Записи - документы, которые подготавливаются для обеспечения контроля результатов проверки, подтверждающие, что требуемая задача или ме­роприятия завершены. Также они часто определяют, насколь­ко эффективно и производительно выполняются задачи или мероприятия.

Структура документации - систематический и логический способ описания различных элементов Коммерческой адми­нистративной организации в Справочнике Административ­ной организации. Он также содержит описание процессов, используемых для обновления документации.