Оптимизация бизнес-процессов

Более важным является тот факт, что часто большой объем докумен­тации бывает уже подготовлен при использовании стандартных методик. Таким образом, введение новой, лучшей методики может означать, что часть существующей документации потребует адаптации. Однако можно предусмотреть удобство для пользователя и в этой ситуации. Нет смысла постоянно ставить пользователей документации перед необходимостью применения различных методик документирования. Это относится к до­кументации, которая существует в компании в форме детальных инструк­ций. Исходя из практических соображений, выбирается путь наименьше­го сопротивления. Применяются обычные стандартные методики, а фак-

торы, которые не могут быть представлены должным образом, поясня­ются при помощи приложений и примечаний. Необходимо учитывать, что большое количество ненужных дополнений отнюдь не повышает удоб­ство для пользователя.

3.7.4Удобство эксплуатации

Очевидно, что легкость изменения существующей документации так­же является критерием выбора методики документирования. Как указа­но в Разделе 3.9, одни документы изменяются достаточно просто, в то время как для других это может оказаться достаточно сложно. Для цело­го ряда методик документирования незначительные изменения могут при­вести к необходимости корректировать большую часть документации.

Во многих организациях изменения могут затронуть организацион­ную структуру и сопроводительную документацию. Требование, чтобы схема организационной структуры постоянно отражала точную, реаль­ную ситуацию, является практически невыполнимым. Не удивительно, что в некоторых организациях перегруппировка организационной схемы ав­томатизирована с помощью специальных программ.

3.7.5Трудоёмкость

Понятие трудоёмкости тесно связано с количеством усилий, необ­ходимых для разработки и поддержки процесса. Если описание процес­са при помощи некоторой определенной методики документирования занимает больше времени, ее считают менее привлекательной. Трудоём­кость - это фактор, который не следует недооценивать. Некоторые ме­тодики так просты и убедительны в отношении материально-техническо­го снабжения, что могут быть использованы в ходе интервью в качестве метода условных обозначений (см. Приложение VII). В качестве примера можно привести схемы иерархического обзора и схемы управления фор­мами. Другие методики дают желанную картину только после проведе­ния неоднократной перегруппировки.