Оптимизация бизнес-процессов

Замечание: в зависимости от организации, ответственность за Справочник по административной организации может возлагаться на многие различные функции. (Например, мы рассматривали обязанности трудовых ресурсов, информационных систем, обеспечения качества, контроля производства или бухгалтерских функций). Мы продемонстрируем то, как следует вести справочник в организации, на примере случая, когда эта обязанность включена в функции финансовой службы.

7.6.2 Менеджер по информации и административная организация

Обязанности административной организации до сих пор находятся в процессе разработки, в частности из-за влияния компьютеризации процессов, офиса и т. д Среди должностей, частично ответственных за административную организацию (таких как внутренний бухгалтер, внутренний отдел контроля, эксперты административной организации, системные разработчики, финансовая служба) появилась и новая должность менеджера по информации. Менеджер по информации несет ответственность за:

• Отслеживание соответствия между организацией, информационной политикой и информационными планами (и последующими автоматизированной политикой и планами).
• Изменяемые аспекты вышеозначенного.
• Описание будущих информационных потребностей в свете долгосрочной информационной политики.
• Разработка и управление концептуальной схемой административной информационной системы управления (с акцептом на пользовательскую спецификацию системы).
• Отслеживание конфликтов между отдельными проектами (частично определяемого системой информационного управления).

Менеджер по информации на абстрактном уровне занимается аспектами информационной системы, ориентированной на пользователей. Мы рекомендуем, чтобы должность менеджера по информации не была административной и зависимой от пользователей и возможного компьютерного центра. Часто эта должность вообще не является управленческой. Встречается также совмещение должностей начальника финансовой службы и менеджера по информации.

7.6.3 Разделение функций между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации

Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной организацией, которые необходимо выполнить, значительно обширнее задач по управлению одним лишь Справочником по административной организации. В управлении справочником рекомендуется различить функциональное управление и техническое управление. Функциональное управление занимается содержанием справочника и относящимися к нему понятиями и определениями. Техническое управление включает составление описаний к справочнику и его обновление.