Оптимизация бизнес-процессов (Коллектив авторов)

Рисунок 7.Р Свободные, структурированные и комбинированные инструменты документирования

в энциклопедию. Имя документа изменяется также но псех других схемах, где фигурирует документ.

Конкретные преимущества комбинированных инструментов:

Способность документировать крупные и сложные административные организации как единое целое, не теряя при этом общего представления. Это особенно важно при высокой степени интеграции административных процессов.
Для каждого символа можно сохранять любые свойства, определения и комментарии.
Повышение производительности, поскольку данные и их изменения необходимо вводить только один раз.
С помощью инструмента документирования проводится отслеживание соответствий внутри сложной документации.
Простота составления отчетов об административной организации в целом.

7.6 Ответственность за административную организацию

Во всех задачах, рассмотренных в книге вплоть до настоящей главы, был упущен один момент: вопрос о том, кто в организации несет ответственность за системы административного информационного управления и административную организацию в целом, обсуждался лишь косвенно. В данной главе мы поговорим об Отделе административной организации, ответственном за управление, ведение и распространение Справочника по административной организации. Этот отдел может также нести ответственность за документацию, анализ и оценку административных бизнес-процессов. Это отдел, обладающий хорошим общим представлением об административной организации, в котором могут изучаться последствия возможных изменений. Однако данный набор задач не исчерпывает всей ответственности за административную организацию. Возникает также множество вопросов: насколько целесообразно использование Справочника по административной организации, насколько возможна отмена предыдущих шагов процедуры, каковы санкции в случае нарушения правил? Менеджер, ответственный за конкретные разделы и/или части справочника, отчитывается за содержание справочника, хорошее проектирование административных бизнес-процессов, а также за их внедрение, согласованность и функционирование. Отдел администрации несет ответственность за координацию, распространение и контроль содержания справочника, но не за его достоверность.

7.6.1 Финансовая служба и административная организация

Часто Отдел административной организации является частью организационной структуры финансовой службы.

Финансовая служба в данной ситуации несет ответственность за:

Экономический анализ предприятия и рекомендации.
Прогнозы, оценки и бюджеты.
Расчеты.
Обзоры финансирования и кредитов.
Казну.
Налоги.
Страхование.

Мероприятия по административной поддержке могут также включаться в функции финансовой службы. Такой тип организационной структуры объединяет всю административную информационную систему управления внутри одной функции. Финансовая служба может использовать различные отделы, имеющие опыт в какой-либо конкретной области (такие, например, как Отдел административной организации). В литературе представлены разнообразные интерпретации в отношении сочетания положения и задач финансовой службы.

— 171 —