|
Источники. Административные формы. Репортер, специалист по журналистским расследованиям Клиенты. Административные вопросы. Маркетинг. Финансовая информация. Финансы. Директор компании Отчеты правления и повестки дня. Планирование поездок. Формы. Корреспонденция. Ассистент администратора 2. «Чистка» Наши офисы ежедневно засыпаются бумагами, и 80 % того, что подшивается, никогда не рассматривается снова. Подумайте о стоимости шкафов, тумб и ящиков, которые используются для хранения всех этих бумаг, о стоимости квадратного метра пространства, которое занимает вся эта мебель, и увидите, как дорого может стоить хранение ненужных документов. Ниже приведены некоторые советы для контроля количества бумаг, которые вы храните. 1. Сверьтесь с бухгалтером, юристом или менеджером по поводу рекомендаций для хранения налоговых и юридических документов. Если вы должны хранить некоторые документы по юридическим соображениям, поместите их в общее хранилище компании. 2. Храните только ключевую информацию — материалы, которыми действительно пользуетесь. Чтобы решить, что является ключевой информацией, задайте себе следующие вопросы по поводу каждого листа бумаги. «Да» означает, что его нужно сохранить, «Нет» — что его пора выбросить. • Связан ли этот документ с ключевыми аспектами моего бизнеса? • Поможет ли он завершить проект, над которым я сейчас работаю? • Представляет ли этот документ реальную и жизнеспособную возможность для моего бизнеса? • Обращаюсь ли я к этой бумаге регулярно? • Поможет ли мне этот документ заработать деньги? • Есть ли у меня время сделать что-либо в соответствии с ним? • Есть ли налоговые или юридические причины для его хранения? • Изменилась бы моя жизнь или работа, если бы у меня не было этого документа? 3. Если у вас есть ящики, заполненные документами, которые вы не просматривали больше года, освободите место для новой системы, сложив эти документы в отдельный ящик, и храните их в другом месте, отметив в своем календаре дату приблизительно через три месяца, чтобы вынуть и рассортировать их. К тому времени вы будете уже некоторое время использовать новую систему, и процесс «чистки» пойдет намного быстрее. «ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ• Реклама различных товаров. Реклама и почтовая рассылка на тему программного обеспечения, каталоги товаров и т. д. Если вы не готовы покупать прямо сейчас, выбросите все это. Те, кто рассылает рекламные материалы по почте, часто лишены каких бы то ни было угрызений совести — вы никогда не избавитесь от этих каталогов, буклетов и листовок. Можете быть уверены, что вам отправят любые новые рекламные материалы. Когда вы будете готовы к покупке, то, конечно же, обратитесь к самым свежим письмам. — 68 —
|