|
• Используйте названия для того, чтобы группировать похожие файлы. Например, у вас может быть раздел «Продажи», содержащий отдельные файлы, например, «Продажи — внутри страны», «Продажи — международные», «Продажи — перспективы» или «Продажи — новые расчеты». • Используйте названия, побуждающие к действию. Вместо пассивных названий, например, «Счета для выписки», «Счета для оплаты» и «Письма, на которые нужно ответить», попробуйте использовать в названиях больше действия, чтобы на них было трудно не обратить внимания. Например: «Выписать счета», «Оплатить счета» и «Выразить благодарность». • Используйте названия, которые обращаются к вашей душе. Язык вызывает много реакций; он может быть как воротами, так и препятствием к информации. Посмотрите, влияет ли такое изменение названий на восприятие файлов и на то, как часто вы ими пользуетесь. ПЕРЕОЦЕНКАКогда закончите, сделайте обзор файлов, которые создали, и проведите любые усовершенствования, необходимые, чтобы ваша система оставалась простой. Вот три основных пункта, которые нужно оценить: • Названия файлов. Имеют ли они для вас смысл? Активны ли они? Побуждают ли они вас заглянуть внутрь? Есть ли файлы, названия которых дублируются? Если да, объедините их, выберите одно название для всех и закрепите его. Например, у моей клиентки оказался один файл под названием «Номера телефонов», другой — «Для настольной телефонной записной книжки» и третий — «Потенциальные контакты». Все они относились к одной и той же теме. • Толщина папок. Например, если вы создали папку с названием «Торговые ассоциации» и в конце процесса сортировки она стала слишком толстой, можно разделить ее на отдельные папки для каждой торговой ассоциации. С другой стороны, если оказалось несколько папок, в которых всего один или два листка бумаги, объедините и сгруппируйте их. Чем меньше папок нужно просматривать, чтобы подшить документ, тем лучше. • Категории. Если получилось слишком много папок, возможно, у вас слишком много категорий. Посмотрите, можно ли сгруппировать их в более широкие категории: три-пять самых важных. Если категорий больше, их будет трудно запомнить, и обычно это означает, что ваша система слишком сложна. Поддерживайте ее простоту. Вот некоторые категории, которые создали мои клиенты: Продавцы. Персонал. Стратегическое планирование и конфиденциальная информация. Внешние проекты. Финансовый директор корпорации Сюжеты. — 67 —
|