Менеджмент. Учебник

Презентация, как всякая целенаправленная акция, требует тщательно продуманного и умелого управления.

Управление презентацией предполагает заблаговременное планирование, организацию, координацию при реализации, а также заключительный анализ с оценкой, выводами и рекомендациями.

Планирование презентации целесообразно строить в следующем порядке рассмотренных выше элементов (см. рис. 10.2):

– хронометраж всех событий презентации от начала до конца в реальном и оперативном времени;

– описание основных событий презентации (начало, ход, концовка);

– указание ответственного (одного) и лиц, проводящих каждое мероприятие;

– средства визуализации по каждому мероприятию;

– перечень и образцы разрабатываемых материалов (буклеты, доклад, информационные материалы и справочные данные).

Все эти материалы в совокупности образуют так называемый сценарий презентации.

Вот краткое содержание (канва) одного из возможных вариантов сценария:

– открытие презентации должностным лицом фирмы (желательно, чтобы это было первое лицо);

– представление аудитории ведущих руководителей презентирующей фирмы и наиболее значительных из числа присутствующих на презентации лиц;

– показ видеофильма (длительностью не более 15 минут), отражающего суть презентации;

– выступление презентирующего с докладом (не более 30 минут);

– ответы на вопросы присутствующих (не более 15 минут);

– предоставление слова гостям (не более 5 минут на одного выступающего); число выступающих не более пяти;

– вручение гостям сувениров, рекламных и информационных материалов, памятных значков и т. п.;

– коктейль или фуршет – для установления личных контактов участниками презентации (не более 1 часа);

– развлекательная программа (не более 45 минут).

Лучшее время для проведения презентации – после обеда, с началом около 15–16 часов.

Оптимальная продолжительность (без коктейля и развлекательной программы) – 2 часа.

Необходимо заблаговременно разослать специальные приглашения с короткой информацией о целях и основном содержании презентации. В приглашениях следует указать место (и как к нему проехать), время (от и до), программу, состав приглашенных на презентацию.

Неотъемлемой частью сценария презентации является текст доклада выступающего (о структуре доклада и его аргументации было рассказано выше). Текст доклада целесообразно напечатать заблаговременно и раздать его присутствующим.

Задачами доклада при этом будут следующие:

– информировать участников об основном содержании презентации;

– служить итоговым документом для информирования лиц и организаций, которые не присутствовали на презентации.