Психология делового общения и управления

Основные требования к деловому письму:

— четкость и краткость изложения;

— полнота информации;

— конкретность предложений;

— убедительность и вежливость;

— грамотное оформление.

В международной практике сложился общепринятый «стандарт» оформления делового письма, который предусматривает следующее:

— письмо должно быть посвящено одной теме;

— изложение каждой новой мысли начинается с нового абзаца;

— между абзацами необходимо делать пробелы;

— в письме должны быть указаны все вложения. Письмо, как правило, должно включать следующие элементы:

а) название и адрес фирмы-отправителя;

б) название и адрес фирмы-получателя;

в) дата и номер письма;

г) предмет письма (не является обязательным);

д) приветствие (не является обязательным);

е) текст письма;

ж) концовка письма (не является обязательным);

з) роспись (не является обязательным); и) подпись;

к) имя и должность отправителя;

л)вложения.

Пункты г, д, ж, з не являются обязательными главным образом в странах СНГ. В настоящее время, в условиях налаживания деловых связей с фирмами других стран, руководители отечественных предприятий так или иначе стараются придерживаться общепринятых норм и правил деловой этики, в том числе и в оформлении деловых писем.