|
При деловой переписке надо помнить, что впечатление, производимое письмом на адресата, зависит от таких «мелочей», как конверт, бланк фирмы, содержание письма. Не пожалейте времени, если даже вам кажется, что письмо написано безупречно, отложите его отправку еще на некоторое время, перечитайте еще раз. Как правило, найдутся неточности, излишне эмоциональные выражения. Исправьте их, а уж потом отправляйте. Специалисты по переписке делят корреспонденцию i;a шесть видов: • торговые соглашения, сделки и другая подобная корреспонденция; • ответные письма с благодарностью; • поздравления; • извинения; 139 • требования и запросы; • соболезнования. Эти шесть видов писем в свою очередь делят на две категории: формальные и неформальные. Служебные записки тоже делятся на виды: • распоряжения по кадровым вопросам, внутреннему распорядку учреждения, правила работы; • благодарности и поздравления; • напоминания, просьбы, проведение мероприятия. Письмо должно строиться по такой схеме: внимание — интерес — просьба — действие. Внимание: «Уважаемый (ая) Я хочу сообщить Вам нечто интересное (важное)» Интерес: «Мы (я) предлагаем Вам то, что может существенно улучшить Вашу жизнь...» Просьба: «Нам требуется помощь людей, готовых вложить хотя бы ... в благородное, патриотическое дело...». Действие: «Мы призываем Вас присоединиться к тысячам добрых людей...» Надо только помнить, что, формулируя просьбу, следует предоставить адресату ограниченный выбор вариантов. Чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. 2.2.2. Работа с деловой корреспонденцией Удельный вес затрат рабочего времени менеджеров на обработку деловой корреспонденции, как показали некоторые исследования, составляет от 5 до 10 %. Менеджер должен ознакомиться с каждым поступившим документом, оценить возникшую ситуацию, принять решение, оформить решение в виде резолюции. Резолюция — это административное воздействие в виде надписи на управленческом документе, определяющее ход выполнения работ и организующее деятельность исполнителей. Резолюция, как правило, устанавливает приоритеты в работе. Важно, чтобы она вписывалась в существующую систему управления и не вносила в нее дезорганизующие элементы. — 104 —
|