|
2. Текст должен быть максимально коротким. Ведь вы не знаете, в каком состоянии адресат будет его читать. Возможно, при нехватке времени и внимания, в неподходящем настроении. Длинный текст, особенно от незнакомого или малознакомого человека — раздражает. Более того, длинные письма от незнакомых людей по неизвестному поводу многие просто не дочитывают до конца. Краткость — это уважение к читающему, экономия его времени. Умение выражаться кратко производит хорошее впечатление. Если вы направляете информацию шефу через секретаря, то краткость текста повышает вероятность того, что письмо будет передано по назначению. И без искажающих смысл сокращений. Только близкое знакомство с адресатом, помноженное на уверенность, что тема письма ему крайне интересна, дает вам право удлинить текст. Но даже в таком случае этого лучше не делать. Помните: кратко и емко выраженная мысль производит более яркое впечатление, чем «растекание мыслью по древу». 3. Изъясняйтесь как можно более короткими фразами. Длинные, витиеватые деепричастные и причастные обороты, сложные предложения оставьте для торжественных случаев. В деловой переписке обходитесь без них насколько возможно. Уже написанный текст старайтесь сократить. Убирайте лишние слова. Рвите предложения по возможности. Чем короче фразы, тем динамичнее воспринимается текст. Тем легче читается. Легче запоминается. И более сильное впечатление производит. 4. Информационно текст составляется по правилам технологии убеждения, описанной нами в первой части книги. Главная опора и отправная точка — интерес вашего адресата. Это первый шаг технологии убеждения. Естественная разница — мы не выявляем проблему или интерес собеседника в письме. Выяснить это надо заранее. А в письме мы как бы утверждаем этот интерес. Обозначаем его как опору нашего дальнейшего повествования. Отсюда неудачным будет начало типа: «Я хочу сообщить вам…». Какая ему разница, что вы хотите? Плох и «ликбез» на тему обстановки в современном мире, надвигающемся кризисе; проблемах, с которыми сталкиваются современные руководители (как в первоначальном письме NNN) и т. п. Недостаток такого начала — его обезличенность, отвлеченность и банальность. Такие рассуждения отдаляют переход к сути, рассеивают внимание читателя. И, кстати, заставляют его думать, что пишущий не знает, как подойти к делу. Не может выразить свою мысль. Хорошее начало, когда вы сразу после приветствия «берете быка за рога». То есть опираетесь на интерес адресата настолько, насколько это возможно. Например: «Знаю, что вы заинтересованы в том-то. («хотите того-то…», «ищите то-то…», «работаете над такой-то проблемой…»)» Слово «знаю» здесь работает как подтверждение интереса в первом шаге технологии убеждения. Но употребить его можно, только если вы в нем уверены. И можете эту уверенность обосновать. Когда адресат говорил или писал об этом своем интересе или желании. — 32 —
|