Оптимизация бизнес-процессов

• Предоставление информации членам команды по улучшению процесса как часть процедуры идентификации (это делается по­путно со сбором информации членами команды по улучшению процесса посредством проведения интервью, анализа докумен­тов и т.д.)
• Одобрение документации по административным бизнес-процес­сам, составленной членами команды по улучшению процесса
• Обсуждение и критика результатов анализа процессов, подго­товленных командой по улучшению проекта
• Обсуждение и критика рабочих предложений, подготовленных членами команды по улучшению процесса с целью их модифи­кации или наладки новых процессов
• Контроль над модификацией существующих процессов или вне­дрением недавно разработанного процесса

2.6 План проекта

Цель деятельности по планированию заключается в том, чтобы сде­лать проект более управляемым. Количество мероприятий, входящих в проект, зависит от целей проекта.

Прогресс может отслеживаться при помощи регулярных плановых обзоров проекта, при этом проверяется, приносит ли проект желаемые результаты и соответствуют ли результаты ожиданиям. При необходи­мости проект может также модифицироваться. Эти модификации могут относиться и к широте охвата (количество процессов и отделов, которые должны быть рассмотрены), и к глубине проекта (степень детализации). Кроме того, может оказаться желательной модификация плана или бюд­жета. План проекта должен подготавливаться командой по управлению проектом для общих организационных мероприятий. Для каждого про­цесса индивидуальный план проекта должен разрабатываться специально назначенной командой по улучшению процесса.

План проекта, подготовленный типичной командой по улучшению процесса, должен включать в себя следующие моменты:

• Разработка предложений по проекту
• Определение деталей проекта
• Составление предложений по проекту
• Документирование процессов
• Разработка Плана управления организационными изменениями
• Анализ процессов
• Модификация существующих, а также введение новых процес­сов (формулировка, внесение предложений)
• Интеграция, оценка модифицированных или внедренных процессов

В принципе, любая деятельность начинается с того, что команда по управлению проектом определяет/одобряет проект по оценке каждого процесса. Одобрение процесса должно включать в себя список мероп­риятий, которые должны быть выполнены, бюджет и временные рам­ки. В ходе деятельности по внедрению проект может быть разбит на более мелкие проекты, которые осуществляются параллельно. Такое разбиение стоит проводить, если различные. Подпроекты являются от­носительно независимыми. Наконец, каждая фаза проекта завершается отчетом, который команда по улучшению процесса предоставляет команде по управлению проектом. На основании этих отчетов команда по управ­лению проектом выносит решение относительно достигнутого прогресса и вносит необходимые поправки (корректировки). Следующая фаза дол­жна начинаться не ранее, чем команда по управлению проектом одобрит заключительный отчет по предыдущей фазе. Последовательность мероп­риятий показана на Рисунке 2.С.