Оптимизация бизнес-процессов

• Мероприятия и задачи, составляющие процесс.
• Порядок выполнения этих мероприятий и задач.
• Место проведения мероприятия.
• Данные, которые должны быть получены в результате процесса.
• Информация, задействованная в процессе.
• Нормативы процесса.

Все эти задачи будут зарегистрированы и процессе мероприятий по документированию процесса. На основе этих документов можно изучить изменения, вносимые в процесс, используя сформулированные проблемные области, основные предположения и цели.

Иногда из результата анализа мероприятий становится ясно, какие именно из упомянутых факторов нужно изменить. Если оценка средств информационного управления показывает непригодность функционального разделения, то мероприятия или задачи следует перевести из одного отдела в другой (или от одного сотрудника к другому).

Отношение между желаемым результатом и изменением, которое необходимо внести, не всегда ясно. Иногда для достижения желаемой цели сначала требуется провести дополнительное исследование характера вносимых изменений. Это в первую очередь относится к ситуациям, когда возможно несколько альтернативных изменений административного бизнес-процесса. При разработке нацеленного па будущее решения, нужно рассмотреть множество комбинаций подходов к улучшению (например, при поиске решения для увеличения возможностей обработки, эффекта от всех видов инструментов, показателей одновременного выполнения задач или мероприятий, при устранении мероприятий, и т. д.). В некоторых ситуациях разрабатываются и анализируются сразу несколько альтернативных нацеленных на будущее решений.

Для каждого потенциального нацеленного на будущее решения устанавливается степень вклада изменения в реализацию заданной цели. Кроме того, следует рассмотреть последствия задач и мероприятий (место, порядок и т. д.), использование информации (нужна ли другая информация или нужна ли данная информация на другой фазе), информацию, которую необходимо получить, а также затраты и длительность цикла, необходимые для внедрения потенциального решения.

Необходимо наметить организационные последствия изменений. В то же время, следует сделать попытку составления картины влияния изменений на затраты и скорость обработки.

Лучше всего будет разработать несколько концептуальных нацеленных на будущее решений. Каждое потенциальное нацеленное на будущее решение может быть проанализировано путем построения предварительной модели процесса и апробирования ее с целью проверки того, что:

• Нет проблем с взаимодействием.
• Система работает в соответствии с ожиданиями.
• Не появилось непредвиденных проблем.

Обычно построение модели на этом этапе представляет собой либо компьютерное, либо физическое моделирование или же комбинацию этих двух видов.