Оптимизация бизнес-процессов

5.7.1 Формулировка принципов

Далее необходимо определить, какие именно результаты будут достигнуты благодаря изменениям процесса. Для каждого (под)процесса нужно сопоставить следующие моменты:

• Степень, в которой цели достигаются в текущей ситуации (модель «как есть»).
• Описание расхождения, обнаруженного между желаемой и действительной ситуацией.

Следует сформулировать цели, которые можно достичь путем изменений. При этом определяются не только цели изменений (в отношении улучшения точности и полноты обработки данных, уменьшения длительности цикла и т. д.), но и устанавливаются конкретные стандарты. При работе над желаемым изменением процедур обработки данных необхо-

димо будет укачать те данные, для которых производится улучшение, а также назвать конкретные используемые критерии (в отношении полноты, точности и т. д.). В случае, если желаемое улучшение относится к длительности цикла, необходимо задать длительность цикла, которую планируется реализовать (в часах или рабочих днях).

Изменение процесса подвержено влиянию многих организационных условий. Эти условия могут относится к месту, где должны проводиться мероприятия (например, файлы личных дел сотрудников должны вестись в регистратуре), к выбранной комбинации мероприятий (например, отдел кредиторской задолженности должен санкционировать поставки), к занятости в процессе конкретных сотрудников (например, менеджер должен утверждать расходы) и т. д. Условия могут также включать использование наборов данных и применение средств компьютеризованной обработки данных (например, если выписка счетов-фактур для различных отделов продаж производится на одном центральном компьютере и к вводимым документам и процедурам применяются очень строгие правила). Такие организационные условия, составляющие часть формулировки базовых принципов, необходимо корректировать. Иногда организационные условия являются настолько строгими, что их невыполнение влечет за собой невозможность достижения намеченных целей. В этом случае продолжение разработки модификаций, очевидно, будет бессмысленным. Перед тем как тратить на планирование модификаций дополнительные усилия, необходимо изменить либо организационные условия, либо цели процесса.

После согласования целей процесса и организационных условий можно продолжать дальнейшую разработку модификаций. Сначала определяются те существенные компоненты текущих процессов, которые нужно менять, а затем те, которые нужно оставить без изменения.

5.7.2 Определение сущности модификаций

Для определения сущности модификаций необходимо иметь документацию о существующих процессах, которые будут модифицироваться. В документации должны быть указаны: