- Будьте кратки (лаконичны), четкость и доходчивость телефонного разговора даже более необходима, чем при личном общении.
- Методика эмоционального сопровождения разговора — паузы, продолжительность молчания, хотя и об интонациях забывать не нужно.
- Обращайте внимание на первую реакцию собеседника, спросите его о том, насколько он занят, не отвлекли ли вы его от других важных дел.
- Если там, куда вы звоните, вас не знают, кстати будет попросить секретаря вас представить, в ином случае назовите себя сами и в двух словах изложите повод звонка.
- Лучше не позиционировать себя хорошим знакомым того, кому вы звоните, если это не является истиной. Такое обернется вам во вред.
- Грубая ошибка — не перезвонить, когда вашего звонка ожидают, нужно перезванивать при первом удобном случае.
- Если вы не застали адресата звонка на месте или он не может подойти, попросите передать, что вы звонили, а через некоторое время позвоните еще раз или сообщите, когда и где вас можно найти.
- Когда разговор ожидается продолжительный, отнесите его на такой час, когда можно быть уверенным, что у вашего собеседника довольно времени на беседу.
- Никогда не ешьте во время разговора.
- Если во время вашей беседы зазвонил другой аппарат, постарайтесь завершить разговор и только тогда переключайтесь на следующий. Или можно, с позволения собеседника, прерваться буквально на секунду, чтобы спросить у другого абонента, куда и когда вы можете ему перезвонить.
Презентация
Еще один вид делового общения, с которым вам наверняка придется столкнуться вплотную, — презентация, то есть предъявление общественности чего-то нового в нужном вам контексте.
Презентации как таковые можно разделить на виды:
- презентация организации (фирмы);
- презентация товара;
- презентация проекта;
- политическая презентация.
Подготовительная часть презентации высокого уровня предполагает несколько этапов.
Ко всем действиям в PR-кампании необходимо тщательно готовиться. И во всех случаях начинать с анализа аудитории, на которую рассчитано данное действие. Впрочем, расположим все по порядку.
- Итак, как было сказано, сначала анализ аудитории.
- Далее определитесь с целью и главной идеей презентации, ибо они помогают обусловить содержание, конфигурацию и стиль мероприятия.
- На основании выводов из предыдущих двух пунктов составьте план презентации, в том числе рассчитайте время и определите его количество на пошаговые действия. Каждая презентация состоит из вступления, основной части и заключения, распишите события на эти три этапа, учитывая, что на вступление нужно тратить не более 10% времени; основная часть, если в заключительной не предусмотрен банкет, занимает 60—75%.
- Определитесь с помещением для презентации, четко обозначьте расстановку сил, то есть территориальное размещение участников — зрителей, ведущих и помощников.
- Подберите и разместите необходимые демонстрационные материалы так, чтобы посетителям было удобно их изучать. Данный пункт в комментариях не нуждается, однако нелишним будет совет — не устраивайте из презентации ярмарку! Если вы решили, что гости должны унести домой вещественные свидетельства своего пребывания на презентации, отведите специальное место для бесплатных образцов, буклетов, вымпелов, значков и прочего.
- Подготовьте речь, имеется в виду написание плана, текста и наглядных материалов. О том, как правильно написать речь, мы уже говорили. Учитывайте, что и выступление, и сама презентация зачастую строго регламентированы по времени. Следовательно, нужно научиться его корректировать, освещая в выступлении самое главное, чтобы оставить время на вопросы.
- На презентациях контакт с аудиторией, как правило, весьма массивен, а потому следует уделить подготовке к ответам на вопросы после вашего выступления особое внимание, иначе можете утратить контроль за ходом процесса. Поразмышляйте над вопросами, которые гипотетически вам могут задать, чтобы они не застигли вас врасплох и не потребовали длительного обдумывания.
Вот некоторые рекомендации относительно практики ответов на вопросы.
— 40 —
|