Оптимизация бизнес-процессов

1.4 Документирование, анализ и разработка улучшенного административного бизнес-процесса

В этой книге обсуждаются пути определения, понимания и улучше­ния ваших бизнес-процессов. Однако работа заканчивается лишь тогда, когда процессы хорошо задокументированы. Необходимо обеспечить до­ступность информации по этим процессам для любого человека, которому нужно разобраться в них или использовать. Кроме того, документальное сопровождение должно обеспечить непосредственную отслеживаемость свя­зей, начиная с задач и кончая бизнес-планом организации и критическими факторами успеха организации. Это может быть выполнено лишь при ус­ловии использования эффективной иерархической структуры докумен­тирования. Рисунок 1.Е показывает пять ярусов, составляющих типич­ную систему документирования. Данная структура документирования будет использована в этой книге.

Ряд факторов приводит к потребности понимать, документировать и улучшать все процессы, существующие в организации. Среди основных факторов, побуждающих организацию сосредотачивать свое внимание па улучшении процесса и/или системы можно выделить следующие:

• Установка новой компьютерной системы
• Слияние двух или более организаций
• Необходимость сертификации в системе качества по стандартам ИСО серии 9000

Рисунок 1.Е Разбивка (классификация) документации

• Необходимость сертификации в системе по защите окружающей среды по стандартам ИСО серии 14000
• Внедрение программы тотального управления качеством
• Необходимость снижения затрат или длительности цикла
• Необходимость подготовки к финансовому аудиту
• Необходимость реагирования на требования, предъявляемые потребителями и государством

Документирование также полезно при изменении существующих процессов для сравнения существующих и предлагаемых методов. Еще одним доводом в пользу документирования является потребность в передаче знаний от одного человека к другому в рамках проекта или по его окончании. Даже если проект не был выполнен, наличие документации полезно для целей анализа или изменения текущих процедур, особенно для составления инструкций и контроля качества процесса. Эта концепция утвердилась с принятием во всем мире спецификаций ИСО серии 9000.

1.4.1 Новые международные стандарты фокусируются на процессах

Требования потребителей и правительства все настойчивей подталкивают многие организации к анализу своих процессов и систем. Международная организация по стандартизации выпустила свою систему стандартов качества ИСО серии 9000, которая охватила более 95 стран по всему миру. В первую очередь ИСО серии 9000 была ориентирована на определение, понимание и документирование системы качества, ее процессов вплоть до уровня задач. Международная стандартизация делает эффективным использование сторонних аудиторов, которые оценивают и сертифицируют системы качества производственных предприятий и предприятий сферы услуг. Многие потребители во всем мире сейчас включают в свои заказы требования о том, чтобы организация была сертифицирована по стандартам ИСО 9000.