Оптимизация бизнес-процессов

Можно разработать ряд нацеленных на будущее решений, основанных на различных целях. Типичными примерами формулировки различных целей для одного и того же процесса являются следующие вопросы:

• Насколько улучшатся показатели по длительности цикла и затратам, если нацеленное на будущее решение необходимо реализовать в течение 90 дней?
• Насколько улучшится качество продукта при уменьшении длительности цикла и затрат минимум на 20%?
• Насколько улучшатся показатели по длительности цикла, затратам и качеству продукта, если пренебречь затратами и длительностью цикла внедрения?

• Насколько улучшатся длительность цикла и качество продукта, если прибыль на инвестированный капитал составляет минимум 12 к 1 на последующие три года?
• Насколько улучшатся все показатели, если рационализировать настоящий процесс при текущих проверенных методиках?
• Какое нацеленное на будущее решение даст наилучшую прибыль на инвестированный капитал за трехлетний период?

Ценность, как и качество, оценивается окружением. Однако при оценке ценности в расчет принимается намного больше факторов, чем при оценке качества. Нацеленные на будущее процессы, представляющие большую ценность для одной организации, часто являются неприемлемыми для другой организации. С приходом понятия наилучшего по ценности будущего состояния, понятие хорошей практики вытесняется более широким взглядом на административные бизнес-процессы. В настоящее время лишь очень редко хорошая практика, а то и вовсе никакая, является наилучшим по ценности решением для большинства ситуаций.

5.7.4 Задание детализации

В рамках проекта проводится модификация и дополнение исходных схематических описаний. Оцениваются результаты предыдущего мероприятия (см. Раздел 5.2.2) в отношении последствий изменений и определяется, соответствуют ли они по-прежнему цели изменений или же их нужно менять, дополнять или определять более детально. Необходимо выявить возможные изменения в существующих документах и файлах и разработать новые формы, планы, и т.д.

Стоит порекомендовать, чтобы в ходе фазы проектирования в изменениях, после получения одобрения, принимались во внимание записи из Справочника по административной организации.

5.8 Проектирование административного бизнес-процесса и разработка системы

С первого же взгляда создается впечатление, что между проектированием автоматизированных и ручных бизнес-процессов существует заметная разница. Эти различия присутствуют также при изучении физической разницы между ручной и автоматизированной обработкой данных.

• При физическом проектировании ручных административных бизнес-процессов рассматриваются отделы внутри организации, географическое местоположение, маршрутизация, время передачи документов, картотеки и формы.
• При физическом проектировании автоматизированных административных бизнес-процессов рассматриваются процессоры, терминалы, принтеры, кабели, операционные системы, системы управления базами данных, и т. д.

При разработке компьютерных систем и проектировании ручного административного бизнес-процесса проектировщик старается как можно больше использовать имеющиеся средства обработки. Физические характеристики людей и машин совершенно различны, и это необходимо учитывать во всем. Именно в этой точке цикла улучшения мероприятия по изменению организации начинают окупаться.