Ваше время - в Ваших руках

Страница: 1 ... 107108109110111112113114115116117 ... 120
Организационные принципы рационального проведения совещаний
До совещания

1. Требуется ли вообще проводить заседание?

2. Какие имеются альтернативы совещанию?

3. Должен ли я лично принимать в нем участие?

4. Свести свое участие до минимума

5. Сократить число участников до минимума

6. Выбрать наиболее подходящее время проведения

7. Обеспечить закрытое для посторонних помещение и позаботиться о средствах наглядной информации

8. Целеустановки для отдельных пунктов повестки дня

9. Составление повестки дня с указанием времени для отдельных тем

10. Рассылка приглашений с указанием тем и целей совещания

Проведение совещания

11. Начинать точно вовремя

12. Сообщить о стоимости минуты

13. Согласовать правила совместной работы

14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола

15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы

16. Следить за критическими пунктами в дискуссии

17. Контролировать движение к поставленным целям

18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры

19. Подвести итоги

20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)

После совещания

21. Перепроверить ход и результат совещания

22. Составить протокол результатов

23. Размножить и разослать краткий протокол

24. Контролировать выполнение решений

25. Невыполненное перенести на следующее совещание

«Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка).

Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после).

Кончайте с «документацией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.
  1. Немедленный ответ
  2. Письма-копии.
  3. «Письма-маятники» (блицответ).
  4. Облегчение ответа.
  5. Краткие письма.
  6. Обработка текста.
  7. Индивидуальные письма.
  8. Профессиональная диктовка.
  9. Самоограничение.
  10. Целеориентированность в работе.
— 112 —
Страница: 1 ... 107108109110111112113114115116117 ... 120