Зарабатывайте столько, сколько вы стоите

Всегда содержите свой письменный стол в порядке, даже если вам придется сбросить все документы с него на пол. Стол должен быть чистым!

Примерно 30 процентов рабочего времени тратится на поиски вещей или документов, которые вы куда-то засунули. Если кто-то говорит, что ему лучше работается за заваленным бумагами столом, это все выдумки. Если заставить такого человека убрать все со стола и работать над одним заданием, не отвлекаясь ни на что другое, его производительность сразу же удвоится.

Воспользуйтесь формулой ВПРД

Для работы с бумагами используйте формулу ВПРД.

Буква «В» означает выкинуть. Самыми действенными инструментами повышения эффективности работы в офисе являются мусорная корзина и кнопка «Удалить» на компьютере. Выбрасывайте и удаляйте все, что только можно, чтобы не отвлекаться от главного дела. Особенно это касается рекламных посланий, ненужных подписок на печатные издания, компьютерного спама, газет и других материалов, которые вы не используете в работе.

Буква «П» означает передать. Подумайте, кто еще, кроме вас, может поработать с этим документом. Сделайте на нем пометку и отправьте кому-нибудь другому. Используйте любую возможность делегировать полномочия, чтобы высвободить время для работы, которую можете выполнить только вы.

Буква «Р» означает взять в работу. Используйте для таких документов специальную папку или компьютерный файл. В них должно содержаться только то, что требует вашего непосредственного участия в ближайшем будущем. Этим документам необходимо уделять все внимание.

Буква «Д» означает досье . Сюда входят документы, которые понадобятся вам в будущем.

Правда, занося документы в эту папку, вы должны помнить, что 80 процентов из них так и останутся невостребованными. Откладывая какую-то бумагу, чтобы обратиться к ней в будущем, вы тем самым создаете лишнюю работу для кого-то другого. Подумайте, так ли она необходима вам на самом деле.

Пора стать более организованным

Сегодня можно найти немало специалистов по организации труда, которые сдерут с вас несколько сотен долларов только за то, чтобы расчистить ваши столы и организовать рабочее место. Первым делом эти эксперты помогают клиентам разобрать горы документов и писем, которые годами скапливались до лучших времен. Здесь должно действовать простое правило: если вы не брали документ в руки в течение шести месяцев, значит, он никому не нужен. Немедленно удалите его из компьютера или отправьте в мусорную корзину.

Мой девиз гласит: «Сомневаешься? Выкидывай!» Это касается писем, старых журналов, бюллетеней, книг и всего остального, что заполняет ваши столы и шкафы.