Самоорганизация по принципу изнутри наружу

СОВЕТЫ ПОСВЯЩЕННОГО

Совместное пользование рабочим отсеком

Если вы делите свой рабочий отсек с другим человеком, можно разделить его на две зоны, по одной для каждого из вас, и отвести каждому — собственные ящики, полки и крючки. Это уменьшит беспорядок и вероятность потерять документы и вещи. Если вы делите также и работу, определите зону сообщений, поставьте в нее ящики для входящих и исходящих документов по проектам и записок друг другу, чтобы упростить коммуникации.

Оцените время

Ниже приведено среднее время, необходимое для организации рабочего отсека:

ДЕЙСТВУЕМ!

1. Сортировка

Большое преимущество рабочего отсека — то, что вы не можете позволить себе быть Плюшкиным; его ограниченное пространство действительно вынуждает вас очень хорошо выбирать, что сохранить, а что выбросить. Это основной мотив к тому, чтобы научиться «работать в пустоте» и оставаться при этом сосредоточенным.

Будьте непреклонны в принятии решений. Ваша награда — пространство. Такая ситуация просто не позволяет держаться за то, что не нужно и чем вы не пользуетесь.

Держите на рабочем месте некоторые личные вещи (фотографии членов семьи и друзей, произведения искусства, стихотворения или рассказы ваших детей; несколько важных для вас цитат или сувениров). Соберите их в одном месте — на небольшой «полке вдохновения» или в углу, — чтобы внести в свой рабочий отсек индивидуальность.

Ниже приведен список возможных способов сортировки. Он может вызвать у вас собственные ассоциации.

Способы сортировки документов

По функциям (персонал, финансы, бланки).

По действиям (проекты или справочники).

Старшие менеджеры или обслуживающий персонал.

Способы сортировки оборудования

По категориям (бумага, компьютер, телефон).

По проектам.

Профессиональные или личные.

ИЗБЕГАЙТЕ РАСПРОСТРАНЕННЫХ ЛОВУШЕК

Накопление. Иногда служащие накапливают в своих рабочих отсеках файлы и документы только для того, чтобы быть уверенными, что смогут найти их, если будет нужно. Единственное объяснение такого неразумного поведения — нежелание идти в центральное хранилище документов. Но очень часто, особенно в больших компаниях, это происходит из-за недоверия к системе организации такого хранилища и опасения потерять эти документы. Чтобы поддерживать доверие к системе организации хранилища, заведите список всего, что и когда туда отправляете. Так позже вам будет легко проследить путь своих документов и найти их.

Запасы расходных материалов. Храните в своем рабочем отсеке такое количество расходных материалов, которого достаточно, по крайней мере, на две недели. Пометьте в своем календаре, когда нужно сделать новый заказ, или каждую неделю проверяйте наличие расходных материалов в центральном хранилище. Таким образом, у вас никогда ничего не закончится в критический момент; вы всегда будете на неделю впереди, если склад пора пополнить.