|
• Если компьютер будет служить для вас основным картотечным «шкафом», храните на бумаге только оригиналы некоторых важных документов, например контрактов и оплаченных счетов. Можно также распечатывать черновики документов, над которыми вы работаете и которые пока не закончены, потому что в таких ситуациях с распечатанными копиями иногда проще работать. • Если основным хранилищем для документов будут бумажные папки, храните в компьютере только те документы и формы, которые можно исправлять и/или использовать многократно. Личные письма и другие текущие документы можно распечатать и хранить в папках с бумажными документами, а затем удалить с жесткого диска. 2. «Чистка» Как уже упоминалось выше, чтобы создать свободное место на жестком диске без необходимости постоянно уничтожать документы, можно хранить данные на компакт-дисках, организованных по категориям. Терри также рекомендует использовать внешние архивные устройства, такие, как диски Zip ujazz производства компании Iomega Corp. Они вставляются в компьютер также, как дискеты, и позволяют «слить» на них все ваши файлы. «ЧЕРНЫЙ» СПИСОК ДЖУЛИИ: ВЫБРОСИТЬ НЕ ЗАДУМЫВАЯСЬ• Черновики — или документы, которые давно закончены и использованы. • Пустые файлы, которые вы создали, но так и не заполнили. • Одинаковые документы с разными именами. • Устаревшие файлы, которые уже нельзя использовать. 3. Найти всему свое место. • В операционной системе Windows можно быстро найти то, что выищете. При этом вам не понадобится пробираться через документы и прикладные программы, путая и смешивая их друг с другом. Для этого можно создать на жестком диске каталог и три основных подкаталога — «Программное обеспечение» (для всех программ), «Утилиты» (для всех средств обслуживания компьютера) и «Файлы» или «Данные» (для всех документов, независимо от того, в какой программе они созданы). • В каталоге «Файлы» или «Мои документы» создайте подкаталоги, отражающие категории (зоны) вашей системы хранения документов, например: «Реклама», «Клиенты», «Персонал», «Маркетинг», «Предложения», «Финансы». Названия этих поддиректорий должны как можно более полно отражать категории ваших бумажных папок. • Если на компьютере больше одного диска, нужно решить, на каком из них будут храниться ваши документы. Если компьютер находится в сети, ваша компания может иметь свою политику относительно того, что должно храниться на каждом диске. В других ситуациях ваша система хранения может быть простой. Например, связанные с работой документы храните на одном диске, а личные проекты — на другом. — 178 —
|