|
3. Найти всему свое место • Если вы собираетесь использовать картотечный шкаф, отведите для каждой группы документов отдельный ящик или секцию ящика. Поместите группу, которую используете чаще всего (например, «Финансовые документы»), в самом верху ящика, чтобы с ними было удобно работать. • Там, где вы работаете с документами, недостаточно места для картотечного шкафа? Будьте мобильны и работайте с документами там, где вам нравится. Сделайте так, чтобы вам было легко убирать документы и полностью концентрироваться на выполнении одной задачи. Для этого храните домашние документы в наборе портативных коробок с папками на полке (см. раздел Мои любимые системы хранения). Отведите отдельный ящик для каждой категории бумаг. • Чтобы отмечать содержимое и отслеживать состояние и поток документов и папок с файлами, используйте позиции табуляции. (Больше информации об использовании позиций табуляции как визуальных ключей можно найти в Главе 6-й.) Например: Ящик для счетов • Счета давности 1—45 месяцев (левая позиция табуляции). • Счета давности 16–31 месяца. • Счета за покупки, оплаченные кредиткой (центральная позиция табуляции). • Банковские счета (по одному для каждого). • Чеки (правая позиция табуляции). — Электроприборы. — Автомобиль. — Одежда. — Продукты питания. — Арендная плата. Ящик претензий по страхованию • Бланки претензий (левая позиция табуляции). • Счета для подтверждения. • Представленные на рассмотрение, ожидающие решения, первичные обращения (центральная позиция табуляции). • Претензии в процессе рассмотрения, относящиеся к врачу (правая позиция табуляции). • Законченные претензии (в конечном счете, эта папка должна войти в налоговые отчеты). Ящик планирования отпуска • Рекламные буклеты (по авиакомпаниям) (левая позиция табуляции). • Бланки путешествии. • Идеи для поездок (центральная позиция табуляции). • Экскурсии. • Поездки на уик-энд. • Экстремальные путешествия. • Курорты. Прошлые поездки (правая позиция табуляции) — Франция — Калифорния • Если вы используете ячейку сейфа, ниже приведены документы, которые можно в нее положить. Кроме специально отмеченных случаев, все документы должны быть оригиналами; храните их копии в домашнем информационном центре. — Документы на усыновление. — Доверенность или документы на владение автомобилем. — Свидетельства о рождении. — 106 —
|