|
Кроме того, при оформлении официальной и деловой корреспонденции желательно придерживаться следующих общепринятых правил: Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма; 2. В международной практике писать длинные письма не принято, но если письмо больше одной страницы, то в конце листа нужно поставить "продолжение следует" ("continued over"); 3. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами; 4. Исходящая информация официального характера не должна содержать каких-либо пометок, они допустимы на экземпляре, который остается у отправителя; 5. Резолюции на всех видах входящей корреспонденции делаются карандашом, либо на отдельных листах и подкалываются; 6. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать; 7. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней. На письмо – до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней; 8. В случае отказа приносят извинения. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений. Поздравления, благодарности, соболезнования, так же как заявления пишутся от руки. Типы деловых писем: Письмо – просьба «Прошу Вас…» Коротко, аргументировано. Подчеркнуть личную заинтересованность и заранее поблагодарить за исполнение. Вариант «Служебная записка», «Заявление». Адресат, резолюции и визы. Сопроводительное письмо. Конкретное обращение в фирму или к ее руководителю с просьбой рассмотреть документы. Может быть послано вместе с Вашим Резюме. Рекомендательные письма. Вариант 1. Просьба «оказать содействие предъявителю». Ценится из-за статуса подписывающего. Вариант 2. Личные просьбы о протекции. Важны отношения пишущего и адресата. Вариант 3. Рекомендации профессиональные. Вопрос, кто ее пишет и кто подписывает. Структура: образование или профессиональный опыт; опыт работы и возможности использования работника; личные качества рекомендуемого; желательно указание на длительность знакомства или совместной работы. Письмо – подтверждение. Знак уважения и благодарности. Вариант 1. Благодарственное письмо. Пишется после получения подарка, награды/премии; посещения мероприятия. Цель – укрепление дружеских отношений с партнером. — 112 —
|