Суперменеджер: имидж и самопрезентация

Глава 6

ИМИДЖ И ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Наряду с вербальными и невербальными видами общения менеджер использует в своей служебной деятельности разнообразные документы, или специальные средства, предназначенные для передачи и хранения информации.

Общие принципы работы с документами следующие: составление, согласование, визирование, утверждение и подписание, регистрация, контроль исполнения, подготовка к передаче в архив и архивное хранение. Они соответствуют этапам их прохождения.

Выделяется ряд требований к технологии работы с документами, к их внешнему виду, языку и стилю. Наряду с этим необходимо соответствие документа принципам технической эстетики, принятым стандартам, его доступность в работе.

Культура оформления документа предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Нельзя увлекаться специальной и иностранной терминологией. Если по тексту документа требуется привести такие термины, то они должны быть понятны в данной сфере общения, либо объяснены. Допустимо употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций.

Подпись помещается слева под текстом. В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка.

Когда документ подготовлен несколькими организациями, подписывают его соответственно их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же учреждения их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Служебная переписка, или деловая корреспонденция, без которой не может осуществляться эффективное деловое общение, включает письма, телеграммы, телефонограммы, факсовую и телетайпную связь. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т. е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций; нисходящую, формируемую непосредственно в учреждении. Последняя, в свою очередь, подразделяется на внутреннюю (для управления подразделениями, филиалами) и внешнюю (для ответа на входящую корреспонденцию).

По видам выделяются письма циркулярные, директивные, информационные, гарантийные, претензионные, рекламационные, коммерческие, договорные, сопроводительные, а также письма-ответы, письма-запросы, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, просьбы.

Служебные письма печатаются без помарок и исправлений, складываются текстом внутрь. Особо важные письма не сгибают, а посылают в плотном конверте. Формальной стороне корреспонденции, изяществу оформления во многих странах придается большое значение. Об этом необходимо помнить деловым людям, отправляющим письма зарубежным коллегам или партнерам. Этикет здесь особо важен – письмо выступает визитной карточкой учреждения, его руководителя.