|
Категория «Inbox» в таск-менеджере – еще один Накопитель, который понадобится всем. Если вы используете русскоязычный вариант сервиса или программы для управления задачами, он будет называться «Входящие», как папка для новых писем в электронной почте. В менеджере задач Накопитель служит для фиксации мыслей, идей, поручений – всего, что кажется ценным. Ключевое слово – «кажется». Во время анализа мы успеем понять, пойдет ли идея в работу или мы ее выбросим. Однако из памяти ее необходимо выгрузить в тот самый миг, как она появилась перед мысленным взором. Накопитель для файлов в компьютере, который я предложил сделать в виде отдельной папочки «Inbox», понадобится, скорее всего, 1 раз – для первичного анализа, который будет сделан во время внедрения. Дело в том, что сейчас большинство файлов приходит по почте, то есть проходит через другой Накопитель. Поэтому класть их в еще один – смысла нет. Папку «Inbox» рекомендуется создать для сбора разбросанных по системе материалов, чтобы их было удобно проанализировать. Во время анализа мы также определим, что можно удалить, что пустить в работу немедленно, а что отправить в Архив. Кстати, обращение с бумагами (как и с электронной почтой) – важный раздел бизнес-администрирования, который касается системы коммуникации. А она, как несложно увидеть, очень похожа на работу нервной системы. Если сигналы проходят без задержек и конфликтов – все хорошо. Как только сигнал теряется – начинаются проблемы. Очень часто эффективность предприятия страдает из-за того, что нет единой продуманной системы коммуникации. Есть документооборот, есть критерии, по которым документы «ходят» от отдела к отделу (когда собирают подписи, например), но когда речь идет о повседневном деловом общении, часто из-за банального недоразумения возникают проблемы. Например, задержка в бизнес-процессе конструкторского бюро или IT-компании может быть вызвана тем, что сотрудники различных отделов по-разному оценивают скорость ответа на один и тот же документ. В результате клиентский отдел одолевают разгневанные пользователи, а программисты еще не получили задание на исправления… Пример, конечно, крайний, но, думаю, каждому из нас не составит труда вспомнить, как такие недоразумения приводили к задержкам в работе, вызывающим потерю денег. Проблема нехватки времени, которую пытаются решить тренингами, тайм-менеджментом, внедрением новых систем, часто коренится в том, что на предприятии не создана система коммуникации, а сотрудники не обучены ее стандартам. Во многих компаниях область работы с информацией лежит в «зоне умолчания», ее просто не замечают. Как ходьбу, когда мы просто ходим, а не боремся за приз в забеге. На самом деле простой аудит системы коммуникации в компании и исправление нескольких узких мест могут очень существенно разрядить обстановку, высвободить много времени и сберечь нервы ваших сотрудников. Что хорошо отразится на способности компании к заработку. — 88 —
|