Антитайм-менеджмент

Обычно мы не задумываемся о том, какие следствия влекут за собой привычные действия. Например, такие, как проверка почты по 10 раз на дню или легкое отвлечение от текущей работы. Увы, многие из них приводят к плохим последствиям.

Мы готовы слушать сотрудников в любой момент, когда им удобно. Каждый раз, когда коллеги (по прихоти, а не по необходимости) заходят в кабинет, мы с готовностью «затираем» и выбрасываем всю работу, над которой трудилось воображение. Мы привыкли, что нужно отвечать на звонки мобильного телефона, и стараемся принять каждый вызов с любого номера. Мы специально настраиваем вплывающие уведомления о новом электронном сообщении, чтобы не пропустить ни одного письма и не заставить ждать наших корреспондентов. Сотню раз в день мы отвлекаемся, подчиняясь прихоти окружения, всевозможных рассылок, уведомлений о новых комментариях и еще множества вещей. Когда работать?

Задача Накопителя в том, чтобы отгородить наше сознание и предоставить ему время и возможность заниматься действительно важной работой, а не реагировать на раздражители. Для этого есть несколько правил, без которых все инструменты, в которых мы сконцентрируем информационные потоки, окажутся мертвыми.

1. Вся информация, которая приходит к нам, поступает в Накопители.

2. Мы не смотрим в Накопители до тех пор, пока чем-то заняты.

3. Если мы что-то достали из Накопителя, то положить обратно не имеем права.

Давайте рассмотрим их подробнее.

Что делать с новыми документами? Куда класть заметки, которые появляются в течение дня? Куда девать записки от сотрудников? Раньше мы могли прийти на работу и раскопать свой стол и компьютер в ворохе бумаг. На столе, кресле, клавиатуре – горы, горы договоров, накладных, записок, клейких бумажек, исчерканных листов и еще куча всего. Все требует внимания, все нужно делать, мы ощущаем, как много всего накопилось и как мало времени. Это так нервирует! Мы начинаем разгребать то, что попадается на глаза, перемалывая все подряд, не отдавая себе отчета, что действительно важно, а что может подождать. Тратим время бездумно. Конечно, его потом ни на что не хватает и приходится наверстывать дома!

Самый главный вопрос: как в таких условиях можно работать и не отвлекаться?

Концентрируем потоки

Первое, что нужно сделать для внедрения GTD, – сконцентрировать информационные потоки и направить их в Накопители . Затем создать железное правило: как электронные письма попадают в папку «Входящие», так новые бумаги – в один и только один лоток бумаг, новые файлы – в одну и только одну папку, заметки – в один и только один блокнот. Программа электронной почты не может отправить новое письмо в другую папку – сначала оно попадает во «Входящие», так же будем поступать и мы. Все, что к нам приходит, – отправляем в свои «Входящие», в наши Накопители.