Антитайм-менеджмент

Если мы решили отправить в отставку контексты по месту, то какие могут остаться? Прежде всего по типу действия. Например, только звонки или только письма. Вообще офисную работу легко свести к этим элементарным действиям. Если постараться, 80 % задач можно разделить на «написать» и на «позвонить». Так что идея не лишена здравого смысла. С ее помощью очень легко выбрать контекст «Звонки», и отобразятся задачи, которые можно «отзвонить». Прекрасный способ поработать за рулем или в пробке.

Тот же принцип касается контекста «Письма». Как мы увидим дальше, работа с электронной почтой должна быть сведена к минимуму и как можно лучше стандартизирована. Почта – такой инструмент, который легко засасывает. Если неосторожно туда заглянуть, есть риск вынырнуть завтра. Поэтому неплохо иметь список дел, который связан с написанием писем[9].

Еще один способ, который применяю я сам, хоть и нечасто, – сортировка задач по предполагаемой длительности. Когда дел очень много, полезно разделить их на те, что можно сделать за 1–5 минут, на те, что уложатся в 5–20 минут, и на те, что потребуют 20 минут и больше. Очень выручает, если через 10 минут нужно уходить, – смотришь в таск-менеджер, выбираешь контекст «1–5 минут», и вуаля – пару задач обычно удается «расстрелять».

Если вы не пользуетесь таск-менеджером вместе с сотрудниками, можно завести контекст, который объединял бы задачи, относящиеся к конкретному человеку. Например, если приглашаете к себе маркетолога, можно открыть задачи с контекстом «Маркетолог» и все с ним сразу обговорить. Это несколько экзотическая форма работы – гораздо проще внедрить в компании «сквозное» управление задачами (что сэкономит массу денег, сил и времени), – однако иногда она оказывается востребованной.

Вы можете подыскать еще несколько вариантов использования контекстов, однако хочу обратить внимание вот на что. Сейчас эта функция не настолько необходима, так что вряд ли ею придется воспользоваться. Конечно, нам иногда приятно, что задачи разделены по самым разным категориям, но есть ли смысл, если в сам контекст мы заглядываем раз в 2 месяца?

Подумайте, что может быть полезно, исходя из вашей специфики и работы, сделайте 1–2 контекста и попробуйте их применить. Если «не пойдет», не переживайте, а радуйтесь – значит, работы еще не настолько много, чтобы понадобились дополнительные приемы, такие как контексты.

Приоритеты

Часто возникает такой вопрос: если мы считаем, что чем быстрее дело требует внимания, тем оно важнее, как же быть с матрицей Эйзенхауэра? Точнее, с тем ее сектором, где «живут» дела важные, но не срочные.