Культура делового общения

Встречать прибывших иностранных гостей у входа в ваше здание следует не руководителю фирмы, а кому-нибудь из сотрудников, луч­ше симпатичной и приветливой девушке. Она должна проводить гос­тей в офис, предложить снять пальто, удобно расположиться.

Таковы чисто технические моменты подготовки к переговорам. Да­лее следует ее организационная стадия[20], когда переходят к формиро­ванию состава делегации, т.е. к определению количественного и персо-нального состава, назначению главы.

Нередко бывает так, что главой делегации на переговорах назна­чают человека исходя из должностного статуса, не принимая в рас­чет его компетентность по существу обсуждаемых вопросов и то, что он просто не владеет необходимыми для ведения переговоров навы­ками.

Несмотря на то, что технические организационные вопросы явля­ются весьма важными и без их решения переговоры не могут состоять­ся, основное внимание на стадии подготовки уделяется содержатель­ной стороне дела, предполагающей проработку переговорного процес­са. Такая проработка включает:

— анализ проблемы;

— формулирование общего подхода к переговорам, целей, задач и собственной позиции на них;

— определение возможных вариантов решения;

— подготовку предложений и их аргументацию;

— составление необходимых документов и материалов.

Анализ проблемы заключается в поиске путей ее решения, требу­ющих меньших затрат и усилий. Такие пути могут быть обнаружены как в сфере односторонних действий, так и в результате переговоров с партнерами. В процессе анализа продумываются возможные альтерна­тивы решения проблемы.

При анализе проблемы необходимо обратить особое внимание на интересы сторон. Интерес — это одно из ключевых понятий переговор­ного процесса. Стороны, вступая в переговоры, всегда имеют как об­щие, так и различные интересы.

Различные интересы не обязательно противоречат друг другу. Сре­ди них можно выделить взаимоисключающие и непересекающиеся интересы. Со взаимоисключающими интересами дела обстоят более или менее понятно. Они предполагают, что стороны хотят одного и того же (например, претендуют на одну территорию). А под непересекающи­мися понимаются такие интересы, когда реализация интересов одной из сторон никак не затрагивает интересы другой стороны, иными сло­вами, стороны хотят разного.

При подготовке следует выписать на листе бумаги интересы свои и партнера, чтобы было наглядно. В чем они совпадают, в чем расхо­дятся? Какие интересы являются взаимоисключающими, какие непе­ресекающимися?